Apa Itu ERP atau Enterprise Resource Planning?

Katakanlah anda seorang pengusaha. Setiap hari menerima order. Misalkan usaha anda adalah katering. Maka, order ini harus diterjemahkan menjadi serangkaian tindakan? Betul begitu? Ini mulai dari membeli bahan-bahan yang dibutuhkan, bumbu dapur, proses persiapan yang perlu dilakukan, mengatur jadwal kerja karyawan, daftar ini bisa sangat panjang. Dan biasanya, akan banyak yang tertinggal, terlupakan. Semakin banyak order, semakin cendrung banyak yang terlupa.

Bayangkan jika pesanan yang datang adalah 1000 porsi makanan dan 10 menu  berbeda dalam satu hari. Kerumitannya akan luar biasa. Lalu bagaimana jika produknya adalah pesanan untuk handphone yang jumlah produksinya 1000 unit per hari? Selama satu tahun. Kerumitannya juga akan luar biasa. Dari sinilah kebutuhan akan ERP atau Enterprise Resource Planning itu bermula.

Sederhananya, dengan ERP, order yang datang dari pelanggan akan diterjemahkan secara otomatis. Menjadi serangkaian order ke supplier. Perintah kerja ke karyawan. Perintah ke gudang dan juga perintah kerja ke kontraktor . Sehingga semuanya menjadi efisien, tepat waktu dan hemat biaya.

Secara teknis, ERP (Enterprise Resource Planning) didefinisikan sebagai  sistem informasi yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam sebuah perusahaan, mulai dari produksi, keuangan, sumber daya manusia, penjualan, hingga pemasaran. Dengan ERP, data dan informasi dari berbagai proses bisnis dapat diakses secara real-time dan akurat oleh semua karyawan yang membutuhkan.

Sejarahnya.

Konsep ERP pertama kali dicetuskan dengan istilah MRP alias material resource planning di sekitar tahun 1960. Saat itu ada banyak perusahaan manufaktur yang masih menggunakan sistem informasi yang terpisah-pisah, sehingga menyebabkan terjadinya duplikasi data dan proses yang tidak efisien.

Pada tahun 1980-an, konsep ERP mulai diterapkan oleh beberapa perusahaan manufaktur besar di Amerika Serikat. Ini mulai dari IBM, General Motors, selain Rolls Royce di Inggris. Pada tahun 1990-an, ERP mulai menyebar ke berbagai sektor industri dan ukuran perusahaan.

Dr. Oliver Wight adalah seorang konsultan manajemen yang berfokus pada peningkatan efisiensi dan produktivitas perusahaan manufaktur. Dr. Wight adalah pencetus konsep Manufacturing Resource Planning (MRP), yang merupakan cikal bakal ERP. Tentu selain banyak ilmuwan dan professional lain yang ikut terlibat mewujudkan konsep ini.

Jadi, ERP adalah konsep canggih yang  dulunya hanya digunakan oleh perusahaan raksasa karena biayanya yang mahal. Tapi berkat dunia open source teknologi ini bukan hanya tersedia gratis tapi juga sangat mudah digunakan! Lucunya, beberapa perusahaan raksasa malah berbalik menggunakan produk open source ini. 

Apakah ERP Cocok Untuk Pengusaha Kecil dan Menengah?

Tentu saja ERP sangat cocok untuk pengusaha kecil dan menengah. Ini bisa dikatakan pasti bermanfaat! Yang sering terjadi adalah banyak yang tidak tahu keberadaan ERP sebagai solusi. Tidak ada SDM yang mumpuni untuk mengelola alat canggih ini. Atau implementasinya yang membingungkan.

Terakhir adalah persepsi bahwa ERP itu mahal. Untuk yang terakhir ini, saya bisa pastikan dan bisa tunjukkan anda bisa menggunakan ERP tanpa uang sepeserpun. Dan halal! Bukan bajakan. 

Lalu Apa Gunanya?

Sudah pasti ERP sangat banyak gunanya. Kalau mau jujur, tanpa pemahaman yang baik, ERP bisa menjadi aplikasi yang rumit dan membingungkan. Ini karena ada sangat banyak aspek yang dikelola oleh ERP. Beberapa diantaranya:

• Sumber Daya Manusia: ERP memungkinkan pengelolaan sumber daya manusia dalam satu aplikasi yang terintegrasi. Sederhananya anda bisa menghitung gaji, lembur, pajak, cuti, libur, training, untuk karyawan anda dalam satu aplikasi lengkap! Ini termasuk struktur organisasi perusahaan anda.
• Pergudangan/Persediaan: ERP juga memungkinkan anda memantau stok di gudang atau persediaan. Dengan cara ini anda tak perlu menumpuk stok terlalu banyak. Semuanya bisa dimonitor dengan jelas.
• Logistik/Pengiriman: Apakah produk sudah dikirim, atau jika usaha anda adalah jasa apakah staff anda sudah mengunjungi pelanggan? Kapan kunjungan berikutnya. Ini bisa dijadwalkan oleh ERP.
• Laporan Keuangan: Ini bagian terpenting. Anda bisa melihat laporan keuangan perusahaan kapan saja. Berapa hutang, berapa piutang, berapa stok, berapa order baru yang masuk, berapa order yang belum terselesaikan. Semuanya bisa dipantau dengan mudah.
• Produksi: Produk apa harus diproduksi kapan, apa saja komponen yang diperlukan, apa saja produk yang harus dibeli, apakah supplier sudah dikontak, anda bisa pantau semuanya disini.
• Sales: Anda bisa punya team sales yang memasukkan ordernya secara online, dan semuanya akan terpantau dengan mudah disini. Beberapa ERP bahkan menghubungkan sistemnya dengan kasir. Bayangkan kemudahan yang anda dapatkan dengan semua sistem ini.
• Marketing: Beberapa sistem ERP mengintegrasikan website, whatsapp, dan fitur layanan pelanggan kedalam sistem mereka. Sekarang bayangkan anda menerima order dari pelanggan melalui website. Order itu kemudian anda terjemahkan menjadi serangkaian perintah pembelian ke supplier. Dilanjutkan dengan penjadwalan tugas dan kerja untuk karyawan. Semuanya otomatis!!

Bayangkan Enaknya..

Dengan semua fitur diatas, pasti ada dampak positifnya. Ini adalah beberapa diantaranya.

• Komunikasi yang mudah: Proses bisnis anda pasti lebih mudah. Karena semuanya terintegrasi. Semua orang yang terlibat dalam sebuah order bisa melihat dengan jelas peran mereka masing-masing. Tak perlu teriak sana, teriak sini, email sana-sini, telpon sana-sini. Semuanya ada dalam satu aplikasi.
• Tak ada yang ketinggalan dan kelupaan: Dengan ERP tak akan ada lagi bahan baku yang lupa di pesan. Proses yang lupa dikerjakan. Kontraktor yang lupa diberi perintah kerja. Atau stok yang habis tapi tak ketahuan. Selain itu semua tagihan, hutang, atau piutang semuanya bisa termonitor dengan baik. 
• Bahan baku lebih efisien: Perencanaan yang baik akan memastikan bahan baku digunakan lebih efisien, lebih hemat. Stok bahan baku tersisa juga bisa dimonitor lebih baik sehingga tak akan disalahgunakan.
• Pengawasan yang lebih mudah: Dengan ERP terpasang di perusahaan anda, pengawasan pasti akan lebih mudah.  Tak perlu lagi mengawasi dengan detail satu persatu semuanya setiap saat. Karena semuanya terkait dan terintegrasi.  Seorang rekan pengusaha menggunakan ERP di usaha logistiknya. Ia mengatakan setelah menggunakan ERP setiap kali melakukan stok opname tak ada satupun produk yang hilang. Semuanya lengkap, utuh. Ini salah satu dampak penggunaan ERP. 
• Mencegah dan mengurangi kebocoran: Pengawasan yang tekonsentrasi begini akan mencegah kebocoran dan kehilangan internal. Karena semuanya tercatat. Barang yang diorder, barang yang datang, barang yang keluar, barang terpakai dll. Semuanya tercatat. Kebocoran akan lebih sulit terjadi.
• Pengetahuan yang terkonsentrasi: Ini adalah kelebihan yang jarang disadari oleh banyak pengguna. Dengan semua informasi yang terkumpul dan terintegrasi dengan baik, anda bisa melihat produk atau jasa yang paling laku. Produk mana yang stoknya lebih cepat habis. Mana yang lama habisnya. Ini adalah informasi berharga yang bisa dengan cepat diterjemahkan menjadi profit.
• Keuntungan lebih tinggi: Ini adalah harapan semua pengusaha. Pada akhirnya sistem apapun yang hendak dipasang, pengusaha manapun pasti akan mengharapkan profit. Kalau tidak, untuk apa anda memasang ERP? Tapi walaupun tidak ada peningkatan laba yang nyata, dengan semua uraian manfaat diatas, menggunakan ERP tetaplah menarik, dan memudahkan.

Dan Inilah yang Perlu Anda Siapkan

Tak ada yang datang dari langit. Semua kemudahan dan kenyamanan diatas datang dengan konsekuensinya sendiri. Nah mari kita lihat.

1. Sumber Daya Manusia: Ini bagian terpenting yang sering dilupakan orang. Manusia selalu lebih penting dari sistemnya. Atau istilahnya "The man behind the gun". Sistem yang canggih tak akan ada gunanya bila penggunanya tak paham. Ini mulai dari operator ERP yang handal, dan para manager yang mendukung dan memaksimalkan manfaat ERP.
2. Komputer dan Jaringannya: Menggunakan ERP berarti menggunakan perangkat komputer dan jaringannya. Karena praktis penggunaan kertas akan jauh lebih minimal bila ERP sudah diterapkan. Jadi pastikan ini ada dan memadai.
3. Mindset dan Dukungan Pemilik Usaha atau Pimpinan Tertinggi: Inilah yang paling penting. Tanpa mindset yang memadai dan dukngan penuh dari pemilik usaha atau pimpinan tertinggi, maka ERP hanyalah alat canggih yang tak banyak gunanya. Dalam organisasi, seringkali terbukti mindset ini yang justru paling penting. Paling tidak, pengalaman saya mengatakan demikian. 

Itulah sedikit tentang ERP,  semoga bermanfaat.

image unsplash